Памятка индексов документов

 

1.      Единый Реестр (ЕР) – сводная таблица индексов. Одному документу соответствует одна строка учета из ИВ, ИР, ИО, ИХ, ПИД, СУ.

 

2.      Номенклатура дел (НД) – списочный состав всех зарегистрированных дел с указанием краевых дат производства, архивных реквизитов дела, прочей информации по делу. НД – часть ЕР.

 

3.      Индекс выпуска (ИВ) – порядковый номер вновь созданного проекта документа в системе создания документов такого типа. ИВ проставляется в реквизит «№ документа» в момент создания проекта документа. ИВ имеет длину в три (или шесть) цифры. ИВ может быть дополнен:

·         номером варианта документа для частного случая (смысловое выделение) с разделителем «.»,

·         номером редакции документа или варианта (хронологическое выделение) с разделителем «-».

 

4.      Индекс регистрации (ИР) – индекс регистрации подписанного документа, вступившего в полную юридическую силу, в Едином Реестре (ЕР) документации. Регистрационный индекс документа имеет длину в шесть цифр, где

·         первые две цифры – номер года регистрации,

·         последние четыре цифры – порядковый номер учетной записи в ЕР при сквозной нумерации за соответствующий год.

ИР проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижнем поле и содержит дату внесения записи в ЕР, подпись. Регистрационной индексации подлежат все документы вне зависимости от их происхождения или назначения: входящие, исходящие, внутренние, проходящие.

 

5.      Индекс операции (ИО) – индекс бухгалтерского учета финансово-хозяйственной операции. Операционный индекс документа имеет длину в пять цифр, где

·         первые две цифры – номер года регистрации,

·         последние три цифры – порядковый номер учетной записи в Журнале операций (ЖО) при сквозной нумерации за соответствующий год. Он же – номер бухгалтерской проводки.

ИО проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижнем поле и содержит дату проводки, подпись. ИО заносится в соответствующую учетную запись ЕР.

 

6.      Индекс специального учета (СУ) – специальный учет документов ограниченного доступа, производится Режимно-конфиденциальной частью (РКЧ). Индекс СУ имеет длину в шесть цифр, где

·         первые три цифры – порядковый номер учетной записи,

·         четвертая и пятая цифры – категория конфиденциальности,

·         шестая цифра – номер РКЧ.

 

7.      Индекс хранения (ИХ) – индекс места нахождения исполненного документа, направленного ответственным исполнителем в дело. ИХ состоит из десяти цифр, где

·         первая цифра – категория дела, присваивается по виду деятельности,

·         вторая цифра – раздел учета, направление вида деятельности,

·         следующие три цифры – порядковый номер дела,

·         шестая цифра – номер тома дела (смысловое выделение делопроизводства),

·         седьмая цифра – номер части дела или его тома (хронологическое выделение делопроизводства),

·         последние три цифры – номер документа в порядке хранения в деле (части, томе).

ИХ проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижнем поле и содержит дату исполнения, подпись. ИХ заносится в соответствующую учетную запись ЕР.

Замечание. В период исполнения документа его подлинный зарегистрированный экземпляр находится на руках у ответственного исполнителя. В течение этого времени в поле ЕР «дата исполнения» проставляется дата контроля исполнения. Ответственный исполнитель констатирует факт исполнения документа и направляет его в дело. Все исполненные документы принимаются для производственного хранения в соответствующие дела, а в ЕР вносится полный (10-значный) ИХ и дата контроля заменяется на дату исполнения. На печатных документах ИХ проставляется рукописно.

 

8.      Производственный индекс дела (ПИД) – индекс вновь открытого в производстве дела, учетная запись регистрации дела в номенклатуре дел (НД). ПИД состоит из семи цифр, где

·         первая цифра – категория дела, присваивается по виду деятельности,

·         вторая цифра – раздел учета, направление вида деятельности,

·         следующие три цифры – порядковый номер дела в НД, по указанным категории и разделу,

·         шестая цифра – номер тома,

·         седьмая цифра – номер части.

Замечание. Если в момент создания дела точно известно, что дело не может иметь томов и частей, то в соответствующие разряды проставляется цифра 0. Если в момент создания дела допускается возможность формирования томов и частей, то в соответствующие разряды проставляется цифра 1 и далее по мере открытия.

 

9.      Архивный индекс дела (АИД) – переиндексация дела, как единицы хранения в архивном фонде. АИД вносится в учетную запись переданного в архив дела в НД. АИД состоит из трех цифр сквозной сплошной нумерации всех единиц хранения АФЛФ.

 

10.  Текущее производство (ТП) – режим хранения исполненных документов в делах текущего производства.

 

11.  Текущее хранение (ТХ) – режим хранения закрытых производством дел в текущем году и подготовленных к передаче в архив в начале следующего за годом закрытия. ТХ – накопитель дел для их одновременной передачи в архив.

 

12.  Архивное хранение (АХ) – режим хранения объектов (дел или иных материалов) в течение установленных сроков.

Замечание. Архивное хранение предполагает подготовку дел и иных объектов хранения к их передаче из ТХ в АХ. Дела могут подразделяться на тома (обычно соответствуют одновременному производству по разным направлениям) и части (обычно соответствуют временным периодам длительного производства по делу). Совокупность документов по их виду, разновидности, предметно-тематической определенности, территориальным и хронологическим границам должна быть разложена в хронологическом порядке обретения юридической силы. При условии завершения производства по делу составляется итоговый (последний) документ – заключение. Упорядоченная совокупность документов полистно нумеруется. Вместе с дополнительными (не нумеруются) документами порядок документов в деле: обложка дела, внутренняя опись документов дела, собственно материалы дела с итоговым заключением, лист заверитель дела. Дело прошнуровывается в 4 отверстия на расстоянии 10 мм от левого края и 30, 110, 190, 270 мм от верхнего края. Отверстия производятся сверлением или дыроколом, располагая центр последнего на расстоянии 70 и 230 мм от верхнего края. Шнуровка опечатывается и дело дополняется:  листом использования документов дела и листом использования дела. Архив принимает совокупность подготовленных единиц хранения по фондам хранения с оформлением приходного архивного ордера, на обложках дел проставляется архивная отметка с указанием архивных номеров фонда, ордера и дела (АИД).

 

13.  Сроки архивного хранения документов устанавливаются следующие:

 

14.  Индекс ограничения доступа (ИОД) - состоит из слова «Ограничено» или «Конфиденциально» и двух цифр.  Например: «Ограничено-11. Персональные данные.», где первая цифра соответствует роду информации ограниченного доступа, вторая соответствует степени раскрытия информации в документе или вещи. На обложке дела кроме грифа ограничения проставляется год снятия ограничения.