Копия документа – полное воспроизведение содержания (текста, схем, изображений и т.д.), реквизитов, служебных пометок, надписей, исправлений первоначального документа (оригинала или производного документа – копии, выписки). Если первоначальный источник не является документом, то производный документ (копия) - недопустима. Копия – заверенное воспроизведение первоначального документа, не заверенное воспроизведение – образ (изображение) документа. Образ документа – не документ. Копия документа – документ и подлежит повторному копированию по общим правилам, если прямо не оговорен запрет дальнейшего копирования. При повторном копировании воспроизводится не только содержание оригинала, но и заверительная надпись первой копии. Заверение – документальное подтверждение акта сверки созданной копии и первоначального документа. Копия документа может иметь свои условия дальнейшего обращения, например: запрет копирования, условия обращения, воспрещение обращения или публикации и т.д. Издание копии документа регистрируется.
В правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа присутствует слово «КОПИЯ» (в печатной форме проставляется штампом или надписывается «от руки», в электронной форме набирается крупным шрифтом). В конце документа, после последней записи или отметки, или на отдельном листе составляется верительная надпись. Слова «КОПИЯ ВЕРНА» или «ВЕРНО» - категорически устарели. Состав верительной надписи:
- тип копии (печатная или электронная),
- общее количество листов (печатных) или страниц (электронных) в составе копии вместе с заверительным, общее количество созданных копий,
- наименование, серия, номер, дата, срок действия исходного документа (оригинала или копии (печатной или электронной)), орган, выпустивший исходный документ (копию, оригинал), количество листов или страниц, (в обложке - указать),
- если исходный документ именной – на чье имя выпущен,
- если исходный документ архивный, то указывается: «архивная копия»,
- место нахождения исходного документа, производственный или архивный индекс дела, листы дела (для печатных) или документы дела (для электронных), полный индекс хранения (для архивных),
- особенности исходного печатного: подчистки, повреждения, исправления, приписки, пометки – перечислить все,
- проверка рукописных подписей, оттисков печатей и штампов, ЭП - их соответствие,
- основание для создания копии (требование, заявление…), направление созданной копии (или по списку),
- место и время создания: населенный пункт, субъект РФ, дата прописью,
- заявление заверителя от первого лица: гражданство, должность (по штатному расписанию), организация (полное наименование), ФИО (полностью в именительном падеже), регистрационные и идентификационные коды, указание процессуальных и материальных норм ответственности при заверении, само заявление: «свидетельствую верность этой копии оригинальному документу», реквизиты для обращений в связи с копией,
- ограничения обращения,
- регистрационная запись копии где, под №, от
- подпись, печать (для печатной формы) или «штамп» (- текст) установленного содержания (для электронной формы).
Для случая одного основного документа и трех приложений к нему. Одинаково законны и грамотны два варианта.
Подписывается только основной документ, прилагаемые документы - не заверяются. В тексте основного документа, в части «Приложения» должны быть пронумерованы и перечислены все прилагаемые документы с указанием их реквизитов и грифов ограничения доступа. Для печатной формы все документы шнуруются и закрепляются пломбой с указанием количества листов (печатных) – пакет. В данном контексте пакет – это не почтовый конверт, а совокупность прошнурованных и опломбированных документов. Изъятие документа приложения или отдельного листа из пакета невозможно, т.к. они все перечислены в основном документе с указанием листов. Подмена документа предотвращается пломбой и шнуровкой.
Для электронной формы после каждого приложения в списке приложений указывается хэш – контрольная последовательность каждого файла каждого приложения. ЭП-ю подписывается только основной документ. Указанный хэш – играет роль шнуровки.
Если документообмен осуществляется только по российским нормам ЭДО, то удобнее хэш GOST R 34.11-2012/512. В международном стандарте удобнее хэш SHA-512.
В этом варианте каждое приложение становится юридически неотделимой частью основного документа. Можно скопировать отдельный файл одного приложения, но он будет образом и юридической силы не имеет.
В большинстве случаев практики этот «Вариант 1» более применим. Т.о. в ЭДО создается один файл основного документа, файл ЭП к нему, плюс три файла приложений – всего пять файлов.
Заверяется каждый прилагаемый документ: дополнительный верительный лист или страница, регистрация и ЭП к каждой верительной надписи, т.е. к каждой копии. В печатной версии каждое приложение шнуруется и пломбируется отдельно. В электронной версии образуется восемь файлов.
Уделим внимание организациям или ФЛ (например: частный арбитр), занятых собственной процессуальной деятельностью, например: учреждение суда. Суд может принять ходатайство с тремя приложениями, но закон и здравый смысл оставляет за судом право определять: что именно приобщать (из приложений), а что игнорировать. Суды или иные процессуальные организации заинтересованы во втором варианте оформления и представления документов.
Какой из вариантов более удобен требователю или заявителю желательно уточнить, хотя бы устно.
Копия – это документ и, как и любой иной оригинал, вручается «под расписку». При вручении «на месте» или доставке через экспедицию каждый документ (или пакет документов – содержит внутреннюю опись состава) составляется сопроводительный документ, состоящий из двух одинаковых частей: Направление и Расписка. При вручении: Расписка отделяется и возвращается отправителю. Направление остается в ДОУ (экспедиция получателя), а пакет или документ передается адресату (под расписку в журнале экспедиции).
В ЭДО роль сопроводительного документа играет квитанция (check-event и check-pack). Check-pack – содержание текстовой части электронного сообщения и служебных заголовков – аналогична надписям на бумажном пакете. Check-event – выписка из прокола сессии SMTP по доставке электронного сообщения. Электронные сообщения содержат требования о подтверждении доставки сервером получателя и самим получателем. Сервер получателя автоматически создает стандартную квитанцию. Сам получатель, обычно, в качестве подтверждения получения возвращает содержание входящего штампа регистрации.
Еще одно устаревшее правило для печатных форм: заявитель подает два экземпляра печатной формы с требованием один принять, а на другом расписаться. Это категорически неприемлемо! Как же, по Вашему, сотрудник отдела экспедиции получателя проверит идентичность двух экземпляров? Это достижимо, чисто теоретически – построчным считыванием и детальным сопоставлением экземпляров. А если в документе листов двадцать – на это день уйдет! Вот по этим причинам подается и передается единственный экземпляр с сопроводительным документом. Суд всегда возьмет за основу переданный получателю экземпляр и изучит на предмет подделки. Если признаки подделки не будут обнаружены в экземпляре получателя, то его и примут за истинный.
Важный вывод. При получении документа – проверяйте (!!!) на формальные признаки подделки (подчистки, неаккуратности, дополнительные приписки и исправления и т.п.). Дальнейшее зависит от того, что Вы (или сотрудник отдела экспедиции получателя) обнаружили. Нормально: принять и расписаться в получении (Расписка), но после составления акта (рекламации). Впрочем, для отказа в принятии - тоже придется составлять акт.
В процессуальной организации аналогичную проверку проводит помощник судьи (или прокурора), а судья (или иной субъект права) может вынести определение об оставлении полученного документа без движения на указанный срок с указанием недостатков оформления или содержания.
Благодарю за внимание.
РФ, г.Ростов-на-Дону
Борчанкин С.Г.
21.05.2024-07.08.2024 № 054