Примеры учета в фирме.
Учеты — бюрократия, волокита, хлам? Учеты — контроль, контроль — власть. Смотря, что для Вас нужно?!
Что бы посчитать в коммерческой частной фирме?
Учеты в аналитическом обеспечении – что песчинка в космосе, но песчинка важная, кристалообразующая.
Обязательные: бухучет (налоговая инспекция) и кадровый (инспекция по труду, ПФР, военкоматы). Что подлежит учету? Учету подлежит всякое событие (действие или бездействие) или возможность его наступления (реальная угроза, намерения, позиция, мнение…), актуальное и значимое на текущий момент или в вероятном будущем при определенном стечении обстоятельств. Событие – понятие процессуальное, но каждому событию всегда соответствуют носители (элемент силы, люди) и средства (материальные или нематериальные). Событие-причина может стать событием-следствием только при наличии обстоятельств (условий) такого прямого перехода. Наличие условий обратного перехода – возвращают следствие в причину.
Что значимо?
· Бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности.
Оборот ценностей, возникновение и гашение задолженностей, финансовые результаты – значимо и для организации, и для системы.
· Кадровый учет.
Генералы сильны своими солдатами. Кто в Вашем строю (детальная информация, а не формальная залипуха) – важно и для организации, и для работника, и для системы.
· Учет документов.
Всякое значимое событие – фиксируется в отражении главного по существу и определяющих обстоятельств. Фиксация = документ. Каждый рождается в проекте и не каждый проект становится документом. Документы длительного исполнения претерпевают редакции. Не редко требуются производные документы (копии, выписки, справки…). Документы могут находиться на руках у исполнителей – у кого, сколько, каких? Не утонуть в них – важно.
· Делопроизводственный учет.
Если все бумажки по конкретному вопросу сбрасывать в коробку, то коробка – это дело, а сбрасывание – делопроизводство. Своевременное и верное отнесение каждого конкретного документа к существу конкретного дела, либо открытие ранее не существовавшего дела. Учет всех дел в текущем производстве, объединение или выделение дел с течением времени – важно.
· Архивный учет.
Прекращение дел текущим производством редко приводит к последующему немедленному уничтожению. Большинство дел содержат документированную информацию, которая может стать критически важной и бесценной в изменившихся со временем обстоятельствах. Архив – это память (не в смысле уважения), здесь в смысле опоры – без прошлого нет будущего. Иногда архивные материалы испрашиваются сторонней организацией, и их предоставление может сыграть определяющую роль в стороннем производстве. Важно.
· Режимно-секретный учет.
Любая значимая информация – уже не для посторонних ушей. Документированная значимая информация – обладает доказательственной силой. Всегда существую те, кому такая информация (и документ) «на руку» и кому «поперек». Проведение режимных мер, как и их учет – важно.
· Учет ЭП.
Электронная подпись – полный аналог рукописной, а в некоторых случаях и оттиска печати организации. Знать достоверность ЭП сторонних, доверенных лиц и организаций, выпущенные в своем предприятии ЭП ответственных и уполномоченных лиц – важно.
· Учет электронных КК.
В случаях использования в своей деятельности электронных цифровых устройств (ПК) и каналов связи предполагает использование электронных криптографических ключей, защищающих такие устройства, данные и каналы от фальсификации (без контекста использования ЭП) – важно.
· Учет трансакций.
Исходящие документы доставляются адресатам, но доставлены ли? Электронные документы доставляются через узел цифровой связи организации, печатные через экспедиционное подразделение. Учет соответствующих препроводительных документов, следовательно – фактов успешной, подтвержденной доставки – важно. Документы имеют ограничение доступа – доставляются в опечатанных конвертах или контейнерах, в электронной форме – шифровками. В таких случаях связисты и экспедиторы не знают, что доставляют. Входящие документы – аналогично. Важно.
· Учет контрагентов.
Полный список всех реквизитов Вашего контрагента, имен и должностей ответственных лиц – избавит от необходимости звонить и уточнять всякий раз. Важно.
· Учет контактов.
Да и мало ли где и как познакомились и обменялись мнениями и визитками. А прошло время и понадобилось связаться. Контакты – не контрагенты и делопроизводства по ним нет. Их всегда очень много и часто случайных и ненужных. Очень важно не забыть: «кто есть кто» и быстро найти нужный контакт.
· Учет поручений и указаний.
Никто «в одиночку» не работает. Всякое выданное поручение или указание тогда и только тогда выполнено, когда проверено. Бывает и основная проблема решена, необходимость в поручении отпала – нужно быстро и точно найти и отменить. Важно.
· Регистрационный учет.
Кроме исходящих, входящих и внутренних документов случаются факты, события, происшествия (не уголовные), к которым субъект учета не имеет прямого отношения, но, в силу обстоятельств, становится достоверным свидетелем. Сущность произошедшего, документы, подписанные в качестве свидетеля, свидетельствование сделки и обстоятельств ее совершения. По прошествии времени память стирает переживания и воспоминания, детали событий. Важно.
На том и остановлюсь. На лесной тропинке может оказаться знак с надписью «Стой! Стреляю!» — уж принимать его к учету или нет – дело каждого и невозможно тут обязать.
Предприниматели, нанимающие бухгалтеров только чтоб от налоговой отделаться – и от налоговой не отделаются и в результативности вида учета в своем интересе обломаются. Каждый решает сам чего хочет.
Благодарю за внимание.
РФ, г.Ростов-на-Дону
Борчанкин С.Г.
10.12.2023 № 034