Каков смысл пометки «Лично» в реквизитах документа, когда проставляется, для чего нужно?
Начну с краткого понимания управленческой структуры предприятия/учреждения/организации, далее просто организации. Законодательная власть – Председатель Совета учредителей или как то иначе, но близко по смыслу – назначает исполнительную власть – Руководителя организации (директор, начальник, ректор или иначе). Руководителю может быть позволено иметь Заместителей для курирования, контроля и руководства ключевыми срезами деятельности Организации в целом. Деятельность Организации в целом состоит из направлений (основных, вспомогательных, прочих). Для контроля и руководства конкретным направлением назначается Начальник направления (дивизиона, отдела, группы или прочие подразделения). Любой Заместитель подконтролен только Руководителю, любой Начальник подконтролен какому-то Заместителю в порядке курирования (поднадзорности) и Руководителю. Начальник, не поднадзорный ни одному Заместителю, получает статус Начальника отдельного направления. Как правило, количество вакансий Заместителей, их компетентность, оклады, полномочия и требования к кандидатам (профстандарты) предварительно устанавливаются и решением Руководителя изменению не подлежат. Тоже применимо и к Начальникам.
Как правило, 1-ый Заместитель – лицо равное или стремящееся к компетентности Руководителя – занимается разрешением всех вопросов внутреннего регулирования. Руководитель, как правило, разрешает вопросы внешних сношений организации. 1-ый Заместитель обязан быть в курсе всех внешних событий и процессов и в любой момент быть готовым заменить Руководителя. Руководитель также обязан быть в курсе всех происходящих событий внутри Организации и быть готовым в любой момент вмешаться в решения своего 1-го Заместителя, самостоятельно принимать внутренние решения. «Быть готовым» — означает только при стечении соответствующих обстоятельств, а иначе – нарушение субординации.
Как правило, 2-ой Заместитель – лицо информационно-аналитического обеспечения Организации. Заместители с 3-го и далее – кураторы «срезов». Как правило, Заместители не нумеруются, а дополняются определением, например: «Заместитель по …». Нумерация более характерна для дипломатического корпуса, например: «Второй секретарь посольства». В военной структуре сухопутных войск 2-ой Заместитель – это начальник штаба.
Руководителю может быть позволено иметь «личную» ветвь. Как правило, предварительно устанавливается количество должностей и их оклады или предел зарплатного фонда, но не профессиональные требования или должностные обязанности. Только личное доверие и мнение Руководителя является определяющим в замещении соответствующих должностей. Такая ветвь сотрудников может состоять из 4-х уровней: Советник, Помощник, Референт, Секретарь. В данном контексте корректно добавлять «Личный», например: «Личный Помощник Руководителя».
Секретарь – самый низший уровень «личной» ветви, предполагает простейшие операции с документами, телефонами, посетителями, простейший сервис, терпимость, аккуратность, исполнительность, внешность. Изученные материалы, дела Руководитель может поручить Секретарю отнести в канцелярию, напомнить кому-то о чем-то, кофейку подать. Секретарь обязан уметь «отмазывать» Руководителя от любых агрессий сверху, сбоку или снизу, знать подчерк и подпись своего Руководителя, его привычки и вкусы. Личный секретарь Руководителя не регистрирует документы, для этого есть, служба делопроизводства или канцелярия, для доставок во внешние организации – экспедиция. Вот проследить за кофе – задача Секретаря.
Референт – лицо или лица, «бегущие» следом за Руководителем. Есть обратившийся гражданин – Руководитель вникает в главное: «Да, разберемся» — это сигнал Референту «вцепиться» в заявителя, установить личность, суть вопроса, реквизиты и прочее, тут же составить протокол устного заявления и «довести его до ума» Руководителя позже. Референты не проводят маркетинговых исследований, но исполняют поручения Руководителя по сбору какой-то информации, ее обобщению и докладу. Референт для работы с информацией (!), хотя и общепонятной. У публичных Руководителей Референтов может быть несколько. Не Руководитель и граждане должны ждать свободного Референта, а свободный Референт всегда должен быть за спиной Руководителя – записать, пометить, подсказать, подать (документ, образец) и т.п.
Помощник – лицо близкое по компетентности к самому Руководителю, имеющее соответствующий допуск, но не имеющее полномочий принимать решения. Личный Помощник знает и умеет все или почти все, что знает и умеет Руководитель. Помощник занимается всей подготовительной работой, кроме принятия решения. Помощник – не публичное, не полномочное лицо и не делает никаких заявлений.
Советник – лицо заведомо более компетентное, чем Руководитель, в конкретном профиле. Обычно: «Советник по…». Советников Руководителя может быть несколько. Никто из Советников не обладает никакими формальными полномочиями. Деятельность Советника должна приводить не к пустой болтовне о вероятностях, а к конкретному результату.
Корреспонденция, адресованная Организации, принимается и регистрируется канцелярией (регистратурой), упаковка вскрывается и содержимое перенаправляется сотрудником регистратуры по компетентности сотрудников или подразделений. Корреспонденция, адресованная Организации на имя конкретного должностного лица: вскрывается, регистрируется и направляется указанному получателю (Руководителю). Упаковка с пометкой «Лично» регистрируется как входящий пакет на основании имеющихся на этом пакете данных и данных сопроводительного документа, не вскрывается, направляется получателю. Документы на имя Руководителя с пометкой «Лично» или «Строго Лично» допускается принимать Помощнику (но не ниже). Пометка «Лично» допускает вскрытие упаковки (конверт, пакет, контейнер) Помощником и ознакомление с содержимым для последующего доклада Руководителю по существу. Пометка «Строго Лично» — означает «только для глаз получателя» и Помощником не вскрывается. Решение о регистрации документов, содержащихся в пакете – за Руководителем. Руководитель может счесть документы — подлежащими регистрации, тогда накладывает на них резолюцию и возвращает в регистратуру. Сотрудник регистратуры регистрирует документы как входящую корреспонденцию в связи с уже зарегистрированным пакетом и направляет согласно наложенным резолюциям. Руководитель может счесть документы не подлежащими регистрации, тогда с пометкой «Строго Лично» сохраняет в своем сейфе, а с пометкой «Лично» может поручить сохранение Помощнику в своем сейфе, если так целесообразно. Решение об уничтожении таких документов принимает только Руководитель, при собственноручном исполнении уничтожения и проверке результативности уничтожения собственными глазами, может поручить уничтожение с пометкой «Лично» Помощнику на тех же условиях самоличности проведения процесса.
Может возникнуть путаница с пометкой ограничения доступа. Ограничение доступа проставляется только на документах или материалах содержащих тайну и должно быть объективно обосновано. Пометка «Лично» — субъективное мнение отправителя. Обращение документов ограниченного доступа контролируется сотрудником режимно-секретной части (РСЧ, государственная тайна) или режимно-конфиденциальной (РКЧ, около 70 оснований) части Организации между Руководителем и регистратурой. Обычно за регистратурой (канцелярией, службой документационного обеспечения и учета, где как) документ исходит/входит в узел цифровой связи (для электронных) или экспедицию (для печатных или материальных форм).
Какова практика применения? Зависит не от людей или культуры, а от решаемого вопроса. Если вопрос простой («дельце перетереть»), то и решаться он должен просто, можно и в подворотне перетереть, можно и «по сотику» (под фиксацию). Формы общения в сложных вопросах разделяются на встречи (приемы, визиты) и переписку. При очном общении есть свои плюсы: язык жестов, пауз, интонации, иронии, тембра и т.д. – конечно же информативнее, чем письмо читать. Но есть и минусы: нужно налету формулировать свою мысль, подбирать правильные слова и выражения. Поэтому наряду, но не уступая, с очными встречами продолжают существовать и письма, переписка. Ведь пока пишешь и пытаешься объяснить, так и сам поймешь. Письмо – это дисциплина мышления, взвешенность, обоснованность суждения.
При обсуждении сложных вопросов требуется обмен мнениями, полемика, обсуждение и исполнимость вероятных последствий или контрмер. В фазе переговоров стороны пытаются изыскать, выносить взаимоприемлемый результат, вывод, решение, соглашение – это творческий и мучительный процесс, труд. В дипломатической практике 99% всей корреспонденции – личная переписка. В таких письмах не выражаются официальные позиции сторон, конкретные лица обмениваются личными взглядами, мнениями, опасениями, но не по бытовым вопросам, а по служебным. В письме можно обстоятельно изложить свою позицию, с другой стороны можно внимательно вникнуть в такую позицию, понять ее корни и последствия. Именно горы таких переписок порождают один результат (договор), без которых он и не мечтался бы. Результат подводит черту под основной массой такой корреспонденции – в огонь. А что-то касается других тем и продолжает лежать. Личное мнение высказывается отправителем из личного уважения к получателю и никогда не является официальным решением – как правило, не регистрируется.
Следует ли регистрировать исходящий личный документ в регистратуре отправителя? Всецело: по мнению отправителя. Наличие или отсутствие исходящей регистрации никак не влияет на все уже сказанное. Отсутствие исходящего регистрационного индекса на документах с пометками «Лично»/ «Строго Лично» не делает такие документы недействительными, а исходящий индекс пакета – обязателен.
Пометки личной корреспонденции и грифы ограничения доступа прошу не путать с пометками срочности (приоритета) обработки.
Если мой корреспондент, например: Вы, Ставит пометку «Лично» или «Строго лично», то непосредственного смысла для меня нет. Я — ФЛ (ЧП), у меня нет помощников и все входящие для меня всегда «Строго лично». Но когда я отвечаю Вам, то обязан проставить отметку, аналогичную Вашей — косвенный смысл в такой отметке есть: какой режим для Вас предпочтителен.
Благодарю за внимание.
РФ, г.Ростов-на-Дону
Борчанкин С.Г.
10.12.2023-03.08.2024 № 029