Получение входящей корреспонденции.
Входящий документ – всегда в пакете! Пакетирование документов в процессе их доставки из A в B защитная мера. В пути следования могут произойти неприятности и рядом могут оказаться случайные люди. Правильный человек, поняв, что держит в руках конфиденциальные документы – сделает все необходимое для сбережения и документов и тайны их содержания и скорейшего доставления их в B. Идиот – может наступить на них, как на мусор и так и обращаться. Неправильный человек поймет, что держит в руках, «потеряет» их и доставит совсем не туда. Пакет – не позволяет прочесть содержимое без вскрытия. Можно использовать пластиковые пакеты «Security» — можно закупить на почте. С такими пакетами легче обращаться. Допустимы пакеты из плотной бумаги. Документы связываются бечевкой (шнурком) и форма связки, типы и места узлов – всегда были одинаковыми при переписке между конкретными A и B. Между A и C – обвязка тоже всегда делалась одинаково, но уже другим способом. Это знали секретчики всех пунктов наизусть. Кончики просовывались наружу пакета, на тыльную сторону, пакет заклеивался, а кончики заливали сургучом и опечатывали. Бумажный пакет также может предусматривать: внутренний полиэтиленовый герметический пакет и обертку металлической фольгой – защита от просвечивания.
Раньше предусматривалось место для штампа входящего номера (входящей регистрации) на лицевой стороне первого листа в нижнем правом углу. Об этом до сих пор сказано в ГОСТе.
Позже, при получении и регистрации входящего документа на экземпляре создателя, на обороте последнего листа потребовали указывать: штамп с наименованием и реквизитами получателя, дату регистрации и регистрационный индекс, время получения и способ транспорта, должность подпись и расшифровку работника канцелярии или экспедиции или его личный штамп. Позже указывалось имя ответственного исполнителя получателя и телефон или почта – под штампом.
Где гарантия идентичности экземпляров получателя и создателя?! Нужно считывать… Не вариант. Да и большой штамп – крайне неудобен в эксплуатации. Входящие штампы на документах – НЕ СТАВЯТ!
Каждый документ должен быть прошнурован и опечатан, иначе – подписывают каждую страницу! Проставление подписи штампом (факсимиле) – категорически недопустимо ни при каких обстоятельствах. Все документы должны быть обвязаны и упакованы в пакет (конверт, транспортный контейнер), даже при транспортировке в соседнее здание, за любой заступ за периметр безопасности для самого конфиденциального документа в пакете. Поверх документов в пакет вкладывается опись документов в этом пакете. Ограниченная информация наносится на лицевую сторону пакета. Тоже указывается в сопроводительном документе – лист А4, состоит из двух одинаковых частей. Правая часть – расписка – подписывается и возвращается создателю или экспедитору. На пакете и в сопроводительном документе обязательно: отправитель, получатель, экспедиция, характер документов их общая численность (подробно внутри в описи), служебные отметки, дата, время, место, транспорт, ответственные, подписи, индексы, штампы.
Получатель обязан, получив сопроводительный документ: изучить его содержание, соответствует ли указанный получатель фактическому или «не по адресу», сравнить обе части сопроводительного документа на идентичность, качество и верность штампов и подписей отправителя, сравнить указанное в сопроводительном документе с указанным на пакете (контейнере), проверить целостность упаковки, шнуровки, пломб и иных защитных механизмов, сообщить экспедитору: «Принял, претензии отсутствуют», подписать и отделить расписку, вручить экспедитору.
При отсутствии на пакете и в сопроводительном документе пометок «Секретно», «Конфиденциально», «Лично» — вскрыть пакет. Сургучовую пломбу - не ломают, как в кино! Пакет располагается лицом вниз, пломбой наверх, поворачивается верхней стороной клапана под левую руку. Вскрывается канцелярским ножом по нижней, правой и верхней кромке – т.о. кромка (сгиб) верхнего клапана – это поле для подшивки: остается не разрезанной. Вскрытый пакет раскрывается как книга и проверяется способ шнуровки и правильность узлов. Шнуровка перерезается только в одном удобном месте для извлечения пачки документов. Иногда документы могут быть упакованы в водонепроницаемый и лучеотражающий материал – это нормально. Пакет с пометками ограниченного доступа – не вскрывается, не выдается на руки никому, даже высшему должностному лицу по прямому приказу – только секретчику в руки, под роспись в журнале! Единственное исключение: гибель секретчика. Личные пакеты также передаются в руки адресату, там есть варианты.
При наличии указанных выше пометок ограничения следует поступать в соответствии с инструкциями. СТРОГО! Также следует обращать внимание и исполнять пометки срочности и приоритета.
Упаковка в два и более пакетов при секретном и конфиденциальном делопроизводстве – нормальное явление, связано с переадресовкой или изменением режима доставки. Сначала доставляют по внешнему пакету. После вскрытия обнаруживается еще пакет (как матрешка). Внутренний направляют так, как на нем указано.
Сургуч – самый простой материал пломбировки пакетов, есть и другие материалы. Цвет – играет роль. Отпечатки мастичных печатей и штампов. Разноцветность, крупные геометрические размеры и обилие текста, микрошрифты и негатив, узоры и виньетки – не средства защиты, а средства введения в заблуждение относительно защищенности. Как бы замысловато они не выглядели, но все они проектируются и изготовляются стандартным ПО, столь же легко могут быть изготовлены повторно, т.е. подделаны. Секретчик смешивает разные цвета разных штемпельных красок в известных только ему пропорциях, естественно, фиксируется документально. Только смешанная краска (секретная) разрешена к заправке штемпельных подушечек. В разных подразделениях краски – разные. Человеческий глаз – не спектрограф и не замечает оттенка краски, но спектрографическая экспертиза выдаст спектр состава, который можно сравнить с образцом секретчика. Хорошо зарекомендовали себя металлические печати, создающие деформацию, кроме отпечатка. Двухсторонние металлические печати – клещи – неудобны для точного места простановки на документе.
Применяются дополнительные метки штамповкой и деформацией в условленных местах. Применяются составы мастик, видимые только в косо-отраженном свете, в просвете, в ультрафиолете и т.д. Применяемые меры – периодически изменяются. Компетентность секретчика – защитит, а разноцветная мазня – усложняет и эксплуатацию, и чтение таких печатей.
Личная служебная переписка – нормальное явление. Каждая деталь и пометка на документе – важны. Примеры. Пакет с ограничением доступа – передается только в РСЧ (режимно-секретная часть) – его обязан вскрыть, учесть и прочесть секретчик – там может быть приказ на арест командира. Если на пакете стоит лично и адресат командир, то секретчик обязан учесть и вручить командиру, не вскрывая – там может быть приказ на арест секретчика. А теперь скажите: «Какому-нибудь ефрейтору или прапорщику из канцелярии/экспедиции/регистратуры – оно надо: вскрывать такие пакеты или доложить не тому или не во время?!» А потеря такого пакета? Или стянет кто-нибудь со стойки, со стола… Это «хана», что бы там не стояло за этим словом!
Благодарю за внимание.
РФ, г.Ростов-на-Дону
Борчанкин С.Г.
10.12.2023-03.08.2024 № 015